İlaç sektöründe numune dağıtımı ve stok takibi, hem regülasyon hem de maliyet açısından kritik süreçlerdir. Sağlık otoriteleri, ilaç numunelerinin dağıtımının kayıt altına alınmasını ve belirli limitlerin aşılmamasını zorunlu kılar. Hangi temsilciye ne kadar numune verildiği, kimin elinde ne kadar promosyon ürünü kaldığı ve fazlalık kurallarına uyulup uyulmadığı sürekli izlenmelidir.
Manuel Stok Takibinin Riskleri
Geleneksel stok ve numune takibinde yaşanan sorunlar:
- Temsilcinin elindeki numune miktarı bilinmez — ancak fiziksel sayımla tespit edilir
- Hangi doktora kaç numune bırakıldığı kağıt formlarla takip edilir — kayıp riski yüksek
- Promosyon malzemelerin dağıtım dengesi kontrol edilemez — bazı temsilciler çok fazla dağıtırken bazıları stoklarını eritemez
- Fazlalık kurallarına uyum manuel kontrol gerektirir — insan hatası kaçınılmaz
- Denetim zamanı geldiğinde kayıtlar eksik veya tutarsız çıkar
Bu sorunlar sadece operasyonel değil, aynı zamanda hukuki risk de taşır. Regülasyona uyumsuz numune dağıtımı firmaya ciddi yaptırımlar getirebilir.
Üç Kategoride Ürün Yönetimi
Pharmon Assist, ürün portföyünü üç ayrı kategoride yönetir. Her kategori kendi stok takibi, dağıtım kuralları ve raporlama mekanizmasına sahiptir.
Ana Ürünler (Products): Firmanın satış portföyündeki tüm ürünler bu kategoride yer alır. Ürün bilgileri — ad, barkod, ambalaj bilgisi, terapötik alan — merkezi olarak tanımlanır ve tüm modüllerde (sipariş, hedef, sunum) referans olarak kullanılır.
Admin panelinde ürün ekleme, düzenleme ve detay sayfası sunulur. Her ürün için kapsamlı bilgi girişi yapılabilir.
Promosyon Ürünleri (Promotional Products): Doktor ve eczanelere dağıtılan tanıtım materyalleri — kalem, bloknot, takvim, broşür gibi — bu kategoride takip edilir. Her promosyon ürünü ayrı bir stok kalemi olarak yönetilir.
Admin panelinde promosyon ürünü ekleme, düzenleme ve silme işlemleri yapılır. Temsilciye atanan promosyon stoku takip edilir.
Numune Ürünleri (Sample Products): Hekimlere bırakılan ilaç numuneleri bu kategoride yer alır. Numune dağıtımı regülasyona tabi olduğu için en hassas takip bu kategoride yapılır.
Her numune ürünü için dağıtım kayıtları tutulur — hangi temsilci, hangi doktora, ne zaman, kaç adet numune bıraktığı kayıt altına alınır.
Stok Atama ve Takip
Admin panelinde stok yönetimi iki sekmeli bir arayüzle sunulur:
Stok Sekmesi: Tüm ürünlerin güncel stok durumunu gösterir. Her ürün için toplam stok, dağıtılan miktar ve kalan stok bilgileri listelenir. Stok miktarları güncellenebilir — yeni sevkiyat geldiğinde veya sayım yapıldığında stok bilgisi anlık olarak düzeltilir.
Satış Sekmesi: Ürün satış kayıtlarını tarih aralığına göre filtreler. Satış detay ekranında her satışın kim tarafından, kime, ne zaman ve ne miktarda yapıldığı görüntülenir.
Kullanıcıya Stok Atama
Stok yönetiminin en kritik adımı, depodan temsilciye stok transferidir. Admin panelinde "Kullanıcıya Stok Ata" ekranı ile belirli bir temsilciye belirli ürünlerden belirli miktarlarda stok atanır.
Atama sonrası temsilcinin mobil uygulamasında güncel stok durumu görüntülenir. Temsilci, elindeki stoku görerek ziyaretlerinde hangi ürünlerden numune bırakabileceğini bilir.
Her stok ataması kayıt altına alınır — kim, kime, ne zaman, ne kadar atadığı denetim izi olarak saklanır. Bu kayıtlar regülasyon denetimlerinde kritik kanıt niteliği taşır.
Fazlalık Kuralları
Pharmon Assist'te ürün bazlı fazlalık kuralları (surplus rules) tanımlanabilir. Bu kurallar, belirli bir ürün için maksimum sipariş veya dağıtım limitlerini belirler.
Örneğin:
- A ürünü için eczane başına aylık maksimum 50 kutu
- B numunesi için doktor başına yıllık maksimum 20 adet
- C promosyonu için temsilci başına çeyreklik maksimum 100 adet
Admin panelinde fazlalık kuralları ürün bazında oluşturulur, düzenlenir veya kaldırılır. Kurallar, ürünlerle birlikte listelenebilir — hangi üründe hangi kuralların geçerli olduğu tek bakışta görülür.
Sipariş veya dağıtım sırasında fazlalık kuralları otomatik olarak kontrol edilir. Limit aşımı durumunda sistem uyarı verir — böylece regülasyona uyum otomatik olarak sağlanır.
Satış Kaydı ve Takibi
Mobil uygulamada satış modülü, stok yönetimiyle entegre çalışır. Temsilci üç adımda satış kaydı oluşturur:
- Kişi seçimi (doktor, eczane veya diğer)
- Ürün seçimi ve miktar belirleme
- Satışın onaylanması (açıklama/not eklenebilir)
Her satış kaydı otomatik olarak stoktan düşülür. Satış geçmişi tarih aralığına göre filtrelenerek incelenebilir. Satış kartlarında kişi bilgisi, ürün detayları, tarih ve miktar yer alır.
Raporlama ve Denetim Uyumu
Stok ve satış verileri raporlama modülüyle entegre çalışır. Stok satış raporları, ürün bazında dağıtım ve satış verilerini özetler. Sipariş mutabakat raporları, siparişlerle satışlar arasındaki tutarlılığı kontrol eder.
Tüm raporlar Excel formatında dışa aktarılabilir — denetim süreçlerinde istenilen veriler hızlıca sunulabilir. Kayıtların kronolojik denetim izi (audit trail) özelliği, regülasyon uyumunu garanti altına alır.
Stok kontrolü kaybetmeyin. Her ürünün nerede olduğunu bilin. Stok yönetimi özelliklerini inceleyin.