İlaç sektöründe sipariş yönetimi, birden fazla paydaşın dahil olduğu, hata toleransının düşük olduğu kritik bir süreçtir. Yanlış ürün, yanlış miktar veya yanlış depoya yönlendirilen bir sipariş, hem mali kayba hem de eczane güven kaybına yol açar. Geleneksel yöntemlerle — telefon, faks veya WhatsApp mesajıyla — alınan siparişlerde hata oranı kabul edilemez seviyelere ulaşabilir.
Geleneksel Sipariş Sürecinin Sorunları
Telefonla alınan siparişlerde yaşanan tipik sorunlar: ürün isimlerinin karışması, miktarların yanlış aktarılması, depo bilgisinin eksik kalması ve siparişin durumunun takip edilememesi. Temsilci sipariş notunu kağıda alır, ofise döndüğünde sisteme girer — bu süreçte her adım potansiyel bir hata noktasıdır.
Ayrıca siparişlerin onay süreçleri de sorun yaratır. Bölge müdürünün onayı gereken siparişler e-posta veya mesajla iletilir, onay alındığında sipariş depoya aktarılır. Bu süreçte gecikmeler yaşanır, eczane beklentisi karşılanamaz ve müşteri memnuniyeti düşer.
Dört Adımda Dijital Sipariş
Pharmon Assist'in sipariş modülü, bu süreci uçtan uca dijitalleştirir. Saha ekibi mobil uygulama üzerinden dört adımda sipariş oluşturur:
1. Eczane Seçimi: Temsilcinin portföyündeki eczaneler listelenir. Arama fonksiyonu ile eczane hızlıca bulunur. Sistem, seçilen eczanenin önceki siparişlerindeki depo bilgisini otomatik olarak hatırlar.
2. Ürün Seçimi: Güncel ürün kataloğu görüntülenir. Her ürün için stok durumu kontrol edilir. Temsilci, birden fazla ürün seçerek sipariş detaylarını oluşturur. Her ürün için miktar belirlenir.
3. Depo Seçimi: Pozisyona atanmış depolar listelenir. En yakın veya en uygun depo seçilerek sevkiyat yönlendirilir. Depo bazlı stok durumu görüntülenebilir.
4. Sipariş Onayı: Sipariş özeti görüntülenir — eczane, ürünler, miktarlar ve depo bilgisi kontrol edilir. Fazlalık kuralları bu aşamada otomatik olarak kontrol edilir. Belirlenen limitleri aşan siparişler uyarı verir. Temsilci onayladığında sipariş sisteme kaydedilir.
Sipariş Durumu İş Akışı
Pharmon Assist'te sipariş, oluşturulduğu andan teslimata kadar belirli durumlardan geçer:
- Yeni: Sipariş oluşturuldu, onay bekliyor
- Yönetici Onayına Gönderildi: Bölge müdürüne iletildi
- Onaylandı / Reddedildi: Yönetici kararını verdi
- Servise Gönderildi: Sipariş depo/dağıtım sistemine aktarıldı
- Depoya İletildi: Fiziksel sevkiyat süreci başladı
Her durum değişikliğinde sistem otomatik kayıt oluşturur. Temsilci, mobil uygulamadan siparişinin hangi aşamada olduğunu anlık olarak takip edebilir. Yönetici ise admin panelinden tüm siparişleri duruma göre filtreleyerek toplu işlem yapabilir.
Yönetici Kontrol Paneli
Admin panelinde sipariş yönetimi gelişmiş filtreleme özellikleri sunar. Siparişler tarih aralığı, durum, eczane ve ürün bazında filtrelenebilir. Sipariş detay ekranında tüm sipariş kalemleri, miktarlar ve durum geçmişi görüntülenir.
Toplu onay ve red işlemleri ile yönetici, birden fazla siparişi tek seferde işleyebilir. Sipariş istatistikleri — toplam sipariş sayısı, ürün bazlı dağılım, bölgesel yoğunluk — gösterge paneli üzerinde özetlenir.
Excel Dışa Aktarma ve Raporlama
Tüm sipariş verileri Excel formatında dışa aktarılabilir. Bu özellik özellikle ay sonu raporlaması, depo planlaması ve üst yönetim sunumları için kritik öneme sahiptir. Sipariş raporları, raporlama modülündeki sipariş mutabakat raporlarıyla çapraz kontrol edilebilir.
Sipariş mutabakat raporları, sipariş verilerini satış verileriyle karşılaştırarak sipariş-satış uyumunu analiz eder. Bu raporlar da Excel formatında dışa aktarılabilir.
B2B Entegrasyon
Pharmon Assist'in sipariş modülü B2B port entegrasyonu destekler. Siparişler doğrudan dağıtım firmasının sistemine aktarılabilir — çift veri girişi ortadan kalkar ve sevkiyat süreci hızlanır. Entegrasyon durumu servis logları üzerinden takip edilebilir.
Fazlalık Kuralları ile Otomatik Kontrol
Admin panelinden ürün bazlı fazlalık kuralları tanımlanabilir. Örneğin belirli bir ürün için eczane başına aylık maksimum sipariş miktarı belirlenebilir. Temsilci bu limiti aşan bir sipariş girdiğinde sistem otomatik uyarı verir — böylece aşırı stoklanma ve israf önlenir.
Kağıt üzerinde veya telefonda alınan siparişlerin dönemi kapandı. Dijital sipariş yönetimi özelliklerini inceleyin. Sipariş süreçlerinin yanı sıra stok ve numune yönetiminin nasıl çalıştığını da keşfedin.