Hedef belirlemek kolaydır, zor olan bu hedeflerin gerçekleşme durumunu anlık olarak takip edebilmektir. İlaç sektöründe ürün bazlı ve toplam satış hedefleri, bölge ve pozisyon düzeyinde farklılık gösterir. Her ürün için farklı hedefler, her bölge için farklı beklentiler, her temsilci için farklı KPI'lar — bu karmaşık yapıyı manuel yöntemlerle yönetmek neredeyse imkansızdır.
Manuel Hedef Takibinin Sınırları
Geleneksel yöntemle hedef takibi şöyle işler: ay başında Excel tablosunda hedefler belirlenir, ay sonunda satış verileri toplanır ve gerçekleşme oranları hesaplanır. Bu yaklaşımın temel sorunu, performans sapmasının ancak ay sonunda fark edilmesidir. Bir temsilci ayın ilk haftasında hedefin çok gerisinde kalıyorsa, bu durum 3 hafta boyunca görünmez kalır. Müdahale için çok geç kalınır.
Ayrıca ürün bazlı hedefler ile toplam hedefler arasındaki ilişkiyi Excel'de yönetmek son derece zahmetlidir. Bir temsilcinin toplam hedefini tutturması ama stratejik ürünlerde geride kalması — veya tam tersi — ancak detaylı analiz ile anlaşılabilir. Manuel raporlamada bu ayrım genellikle yapılmaz.
Pharmon Assist Hedef Yönetim Sistemi
Pharmon Assist, iki tip hedef yönetimi sunar:
Ürün Bazlı Hedefler (Position Product Goals): Her pozisyon için ürün bazında ayrı hedefler tanımlanır. Örneğin bir temsilci için A ürününde 500 kutu, B ürününde 300 kutu, C ürününde 200 kutu gibi ürün spesifik hedefler belirlenebilir.
Toplam Hedefler (Position Total Goals): Ürün ayrımı yapılmadan genel performans hedefleri tanımlanır. Toplam ziyaret sayısı, toplam sipariş adedi veya toplam satış miktarı gibi genel KPI'lar bu kategoride yer alır.
Her iki hedef tipi de pozisyon bazlı çalışır — yani Takım, Bölge ve UTT düzeyinde farklı hedefler tanımlanabilir.
Toplu Hedef Girişi ve Şablonlar
Admin panelinde hedef oluşturma iki yöntemle yapılır. İlk yöntemde tek tek hedefler girilir — belirli bir pozisyon için belirli bir ürünün hedefi tanımlanır.
İkinci yöntem olan aylık toplu hedef girişi, büyük organizasyonlar için tasarlanmıştır. Hedef şablonları oluşturulur ve bu şablonlar birden fazla pozisyona uygulanır. Excel üzerinden toplu hedef import özelliği ile yüzlerce temsilcinin hedefleri dakikalar içinde sisteme yüklenir.
Gerçek Zamanlı Dashboard
Mobil uygulamada temsilci, ana ekrandaki gösterge paneli bölümünde hedef gerçekleşme durumunu üç farklı görselleştirme ile takip eder:
Günlük ziyaret grafiği: Bugün planlanan ve gerçekleştirilen ziyaret sayısı çubuk grafik olarak gösterilir. Temsilci, günün hedefine ne kadar yaklaştığını anlık olarak görür.
Aylık ziyaret grafiği: Ayın başından bugüne kadar olan kümülatif ziyaret performansı çubuk grafik olarak görselleştirilir. Ay sonuna kadar hedefe ulaşılıp ulaşılamayacağı trend olarak değerlendirilebilir.
Hedef gerçekleşme pasta grafiği: Tamamlanan ve kalan hedef yüzdesi pasta grafik olarak gösterilir. Tek bakışta genel performans durumu anlaşılır.
Yönetici Raporlama Paneli
Admin panelinde yöneticiler, gösterge paneli üzerinden tüm takımın hedef durumunu çok boyutlu olarak analiz edebilir:
Pozisyon bazlı hedef durumları: Her pozisyondaki temsilcinin hedef gerçekleşme oranı tablo halinde listelenir. Yeşil-sarı-kırmızı renk kodlarıyla performans seviyesi anlık olarak görülür.
Ürün bazlı hedef durumları: Her ürün için toplam hedef ve gerçekleşme durumu görselleştirilir. Hangi ürünün hedefin gerisinde kaldığı, hangisinin önde gittiği anında tespit edilir.
Hedef tamamlanma özeti: Tüm pozisyonların genel hedef tamamlanma yüzdesi özet olarak sunulur.
Hedef Raporlarının Dışa Aktarımı
Tamamlanan hedef raporları (Finished Goals Reports) iki kategoride Excel formatında dışa aktarılabilir:
- Tamamlanmış ürün hedefleri raporu
- Tamamlanmış toplam hedefler raporu
Bu raporlar üst yönetim sunumlarında, performans değerlendirme toplantılarında ve stratejik planlama süreçlerinde kullanılmak üzere hazırdır.
UTT ve Bölge Bazlı Hedef Dağılımı
Pharmon Assist'in hiyerarşik pozisyon yapısı (Takım → Bölge → UTT), hedeflerin organizasyonel yapıya uygun şekilde dağıtılmasını sağlar. Bir takımın toplam hedefi, altındaki bölgelere ve bölgelerin hedefleri UTT'lere kırılır. Böylece hedef gerçekleşme durumu her seviyede ayrı ayrı takip edilebilir.
Hedef özet raporları, UTT ve ürün bazında ayrıştırılmış halde sunulur. Yönetici, hangi bölgenin hangi ürünlerde güçlü veya zayıf olduğunu tek bakışta görebilir.
Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Pharmon Assist'in raporlama özelliklerini inceleyin. Hedef takibinin ötesinde, ziyaret verilerinin satışla nasıl ilişkilendirildiğini de keşfedin.